Da un punto di vista teorico si può ipotizzare l'accessibilità dell'informazione su Web come un ciclo ricorsivo di condizioni che devono essere tutte soddisfatte indipendentemente dalle caratteristiche sensoriali e tecnologiche della persona o del dispositivo che accede al sito stesso (pensate alle difficoltà di percezione incontrate dalle persone con disabilità ma anche ai limiti interpretativi degli ausili normalmente utilizzati da persone con disabilità).
La condizione di percezione è quella più importante da soddisfare: percepire è ciò che riusciamo a recepire come informazione. A seconda del tipo di dispositivo o di utenza ci sono diverse esigenze di percezione: ad esempio una finestra di pop-up sarà percepita da una persona vedente come elemento inserito in un contesto più ampio dato che la finestra principale con le relative informazioni e funzionalità sarà sempre visualizzata anche se in background, viceversa per un non-vedente la finestra di pop-up diventa la sola ed unica informazione che viene percepita in quanto lo screen-reader interpreta il solo oggetto pop-up ma non nel contesto generale e quindi le informazioni e le funzionalità contenute nel pop-up diventano strategiche per il buon proseguimento della navigazione; ancora per un vedente una pagina Web viene percepita nel suo complesso tutta insieme mentre per un non-vedente vi è una lettura lineare effettuata dallo screen-reader privilegiando alcuni elementi meta-informativi e strutturali.
L'attenzione è la condizione che ci porta a privilegiare la lettura di una porzione di una pagina Web piuttosto che un'altra. Relativamente alle possibilità sensoriali e tecnologiche delle persone e dei dispositivi e che accedono a una pagina Web alcune porzioni della pagina Web attraggono maggiormente l'attenzione di altre: per un normodato nord-occidentale la parte in alto a sinistra dello schermo, per un arabo la parte in alto a destra (dove comincia a leggere e scrivere), per una persona non-vedente i link (collegamenti), per uno spider dei motori di ricerca gli elementi strutturali e le meta-informazioni del sito.
Un sito Web per essere considerato accessibile è fuor di ogni dubbio che debba essere anche comprensibile dal soggetto-target del sito: ad esempio una comunicazione di lutto dovrà essere associata al colore nero per la cultura nord-occidentale ma viceversa al colore bianco per la cultura cinese, così come l'utilizzo di icone e pittogrammi deve rispettare il bagaglio culturale del soggetto referente. I contenuti, qualora con pretese didattiche, dovranno essere sufficientemente esplicativi per permettere una lineare fase di apprendimento dei concetti illustrati.
Un sito per essere utilizzabile dovrà essere usufruibile da chiunque e l'interazione dovrà essere garantita per chiunque, indipendentemente dalle caratteristiche sensoriali e tecnologiche della persona o del dispositivo che accede. Implementare più possibile le caratteristiche di usabilità realtivamente al proprio target di riferimento e al proprio obiettivo comunicativo è fondamentale per permettere un utilizzo efficace del sito Web ed un'interazione corretta col sito Web stesso da parte dell'utenza finale.
Un sito Web per poter essere considerato accessibile deve farsi apprezzare dall'utente finale anche in termini di leggibilità e soprattutto soddisfare le aspettative anche estetiche di chi accede al sito. Non solo, deve anche comunicare un messaggio di qualche tipo che sia di stimolo all'utente finale ed invogliare una ulteriore navigazione sul sito Web stesso.
Alcuni tratti dell'informazione ospitata su un sito Web che ambisca ad essere accessibile devono essere originali e fortemente mnemonici a cominciare da nomi ed acronimi utilizzati nel titolo, dominio ed url del sito Web stesso affinché si faciliti una memorizzazione ma anche una comoda rintracciabilità del sito Web e dell'informazione ospitata anche attraverso un buon posizionamento del portale realizzato sui risultati dei motori di ricerca relativamente ad una selezione di parole chiave considerate strategiche rispetto al proprio target di riferimento.
Stabilire un rapporto di comunicazione diretta con l'utenza finale può diventare la strategia vincente per misurare l'efficacia del proprio portale Web sulla base delle esigenze dell'utenza stessa. Cercare di valutare a posteriori il comportamento degli utenti ed alcune loro prerogative attraverso lo studio delle statistiche è fondamentale ma è altrettanto importante stabilire una comunicazione diretta con gli utenti e dare ai medesimi la possibilità di poter esplicitare i loro apprezzamenti e o lamentele direttamente sul portale stesso. Blog, forum, chat, mailing-list, moduli e quant'altro possono tornare utili in questo senso ma un apposito servizio di helpdesk capace di intercettare ed elaborare le esigenze degli utenti rappresenta indubbiamente la migliore soluzione possibile.
Le normative (tecniche) più famose ed autorevoli a livello internazionale sono la Section 508 degli USA e le WCAG del W3Consortium. In Italia sono in vigore i requisiti tecnici della cosiddetta Legge Stanca (mai soprannome fù più appropriato per la Legge Italiana N. 4 del 2004) e la più pragmatica Legge 1 marzo 2006, n. 67 "Misure per la tutela giudiziaria delle persone con disabilità vittime di discriminazioni" pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 54 del 6 marzo 2006.
E' importante indicare ai propri utenti l'esistenza di ausili ed in particolare di ausili che possono essere determinanti per migliorare l'efficienza di una navigazione Web soprattutto se in presenza di una disabilità di tipo grave (epilessia, cecità, srodità grave). Indicazioni tecniche possono essere reperite facilmente in Rete per imparare ad utilizzare software di utilizzo comune oppure ausili speciali al meglio delle loro possibilità e su misura delle proprie diverse abilità. Quasi tutti i sistemi operativi - compreso l'emergente Ubuntu-Linux - sono impegnati nel fornire supporto a più persone possibili per tutte le età, lingue ed abilità fisiche. Fra i molti ausili in commercio sicuramente risultano molto importanti gli screen-reader. Gli screen-reader sono software capaci di elaborare l'informazione testuale di una pagina Web e trasferirla ad un output audio o braille. Gli screen-reader non solo sono indispensabili ai non vedenti ma anche utili ad altre persone diversamente abili come le persone dislessiche che possono avere differenti gradi di difficoltà nel gestire ed apprendere la lingua scritta, letta e parlata. Inoltre, la tecnologia degli screen-reader, unita alla tecnologia mobile e alla tecnologia OCR può diventare un formidabile ausilio per persone non vedenti ed ipovedenti gravi consentendo loro di associare oggetti a determinate etichette informative e riconoscerli attraverso apposite interfaccie accessibili da smartphone.
Le persone epilettiche sono le uniche persone che possono ricevere un vero e proprio danno fisiologico anche grave se recepiscono un certo tipo di informazione cromatica in intermittenza. Diventa quindi un dovere morale importante per chiunque evitare animazioni con frequenze fra 2 e e 59 Hz nonché mutamenti repentini di oscurità e luce. Particolarmente pericolose le intermittenze superiori a tre battiti al secondo costituite da aree significative dello schermo e comprendenti il colore rosso.
La categoria dei non vedenti non è la categoria di disabili più numerosa ma sicuramente quella che evoca le problematiche più drammatiche in tema di accessibilità. Fortunatamente, lo sviluppo di ausili sempre più performanti e sempre più spesso basati su comandi vocali permettono alle persone non vedenti di accedere e usufruire della comunicazione digitale (Web in primis), sempre che si adotti determinati accorgimenti quali la possibilità di di accedere da tastiera ai vari oggetti e collegamenti della pagina Web così come dare la possibilità di saltare elementi ricorsivi e ridondanti come menù e barre di navigazione andando direttamente ai contenuti della pagina. Risulta inoltre importante permettere una lettura efficace della pagina Web in maniera lineare e con la possibilità di avere delle anteprime di contenuti facendo attenzione ad elementi strutturali, di collegamento e meta-informativi ovvero essendo in grado di produrre codice accessibile.
I disabili cognitivi sono coloro che hanno qualche difficoltà di comprensione per motivi neurologici ma anche per motivi molto più banali e comuni come quelli dovuti alla età molto avanzata (o viceversa per la tenera età del soggetto che accede al sito Web) ma anche nel caso - ad esempio - delle difficoltà incontrate da persone che si trovano in terra straniera. Diventa dunque importante per questa tipologia di utenza evitare oggetti, comandi, applicazioni che provocano disturbo e movimenti inaspettati nelle pagine, fornire messaggi di errore significativi ed utili per proseguire la navigazione in caso di errore, implementare al massimo le caratteristiche di usabilità del sito Web ed utilizzare metafore (ad esempio utilizzo delle icone) in maniera coerente ed in una forma presumibilmente riconoscibile dall'utenza finale ma soprattutto puntare su un alto livello di leggibilità dei contenuti per la cui comprensione dovrebbero essere corredati da immagini esplicative. Qualora per la fruizione di un servizio erogato in una pagina sia previsto un determinato intervallo di tempo per il compimento di determinate azioni, è necessario avvertire l'utente, indicando anche il tempo massimo utile previsto fornendo funzioni di aiuto come guide in linea e documentazione relativi al funzionamento dell'ambiente.
Fortunatamente i tanti progressi tecnologici registrati in settori come quelli dei browser hanno fatto sì che per le persone ipovedenti la navigazione Web è diventata molto più semplice che in un recente passato quando gli ingranditori erano indispensabili per le persone con modeste possibilità di visione. Rimangono comunque molte le disfunzioni visive che affliggono tante persone nel mondo (soprattutto fra la popolazione maschile) e che creano disturbi di percezione visiva fra i più vari (ad esempio chi soffre di misodepsie vede apparire puntini - dette mosche volanti - sul fondo della retina in corrispondenza di scenari bianchi o troppo chiari). Fra gli accorgimenti più importanti da adottare per rendere una pagina Web accessibile a persone ipovedenti e daltoniche sicuramente da citare la possibilità di cambiare il contrasto ed il divieto assoluto di assegnare al colore dei significati comunicativi.
Le persone sorde e sordastre sono molto numerose nel mondo e si suddividono, come preferenza comunicativa, fra coloro che privilegiano lo sforzo di imparare la lingua scritta e coloro che prediligono le differenti lingue dei segni esistenti nel mondo. Accorgimenti: utilizzare un linguaggio chiaro ed una sintassi semplice con il minor numero di termini possibili, qualora si renda necessario allegare al documento un glossario tecnico per la spiegazione dei termini di uso specialistico utilizzati nel documento. Scrivere periodi brevi in forma attiva e specificando sempre il soggetto della frase; ovviamente si rende necessario tradurre in scritto (attraverso sottotitoli che descrivano sommariamente l'audio o vere e proprie trascrizioni che riportano fedelmente tutto l'audio presente nel video) o in linguaggio dei segni tutto ciò che è parlato.